Cu toate că primul gând care ne vine în minte atunci când ni se propune să lucrăm din confortul propriului cămin este relaxarea, munca pe care o depunem acasă este foarte diferită de cea pe care o desfășurăm la serviciu, pentru că intervin sarcinile strict legate de viața de zi cu zi, de nevoile personale sau de familie. Pentru a nu ne trezi dintr-odată dezorientați, o idee bună ar fi să folosim aceeași structură de organizare a biroului acasă, ca și cea de la serviciu, fiind deja obișnuiți cu ea. La biroul de acasă lucrăm atunci când dorim, sau mai bine spus, când avem nevoie, dar tot va trebui să păstrăm un anumit flux și ritm, care să ne ofere eficiență și confort. Avem nevoie, așadar, de organizare, disciplină și răbdare, pentru ca lucrurile să se așeze în timp, iar creierul să se obișnuiască cu noul mediu de lucru.
* Eliberați biroul de tot ceea ce aveți pe el! În acest mod îl veți putea şterge mai bine de praf şi veți deosebi mai repede obiectele pe care le folosiți cu adevărat de cele la care puteți renunța. Dacă nici în acest fel nu reușiți să selectați ce păstrați și ce aruncați, scoateți toate obiectele din sertare, puneți-le într-o cutie și lăsați biroul gol. Pe măsură ce lucrați, în următoarele zile, atunci când aveți nevoie de un anumit obiect, luați-l din cutie și, după ce-l folosiți, nu-l mai puneți în cutie, ci într-unul dintre sertare. Dacă după câteva zile încă aveți în cutie obiecte pe care nu le-ați folosit, cel mai probabil nu aveți nevoie de ele și le puteți arunca sau depozita în altă parte.
* Nu vă codiți să aruncați obiectele inutile ori pe cele deteriorate! Uneori este aproape incredibil câte lucruri fără rost putem păstra în diverse recipiente, mape ori tăvi de corespondenţă. Acestea ne aglomerează inutil spaţiul, strâng praf şi ne dau un sentiment general de harababură. Credeți sau nu, conform unor cercetări, există momente, ca de exemplu demararea unui proiect de anvergură, când un birou dezordonat poate susţine gândirea creativă și poate ajuta oamenii să vină cu idei noi. Aşadar, dacă aveți nevoie de idei neconvenționale, puteţi începe proiectul într-un mediu puţin mai dezordonat, dar întotdeauna terminaţi-l într-unul impecabil.
* Curățați biroul în fiecare seară! În mod inevitabil, pe parcursul zilei de lucru, biroul se va umple cu fel de fel de obiecte inutile, creând o dezordine de nedescris. Este și normal, asta denotă faptul că lucrați. Când ați terminat de lucrat, însă, e momentul să puneți toate aceste obiecte la locul lor. Astfel, a doua zi, vă veți întoarce cu zâmbetul pe buze la un birou curat și bine organizat, care vă va spori productivitatea. Începeți-vă ziua într-o atmosferă elegantă, organizată, curată şi aerisită! Ideal ar fi ca până la terminarea timpului de lucru să vă păstraţi 5 – 10 minute pentru a face ordine. Este important să trataţi în acelaşi mod şi fişirele vechi de pe desktop sau inboxul de e-mail, precum şi tastatura calculatorului (mare purtătoare de microbi).
* Păstrați pe birou numai ceea ce este absolut necesar! Cu siguranţă nu veți scrie cu 10 pixuri în același timp şi nu aveți nevoie de un întreg top de hârtie ori de alte instrumente pe care le folosiți mai rar, precum capsatorul sau perforatorul. Toate acestea pot sta în sertare! Instrumentele de scris, agendele, calendarele și diversele produse de papetărie și birotică sunt importante pentru a vă organiza mediul de lucru. Puteți expune pe birou un lucru la care țineți foarte mult, cum ar fi o poză de familie sau orice altceva vă oferă un moment de melancolie. Vă puteți personaliza masa de lucru cu un mic ghiveci de flori, cu un tablou cu mesaj motivațional și cu obiecte care să vă amintească mereu de scopul și obiectivele stabilite.
* Scăpați de hârtiile inutile şi mai ales organizați-le pe cele cu adevărat folositoare! Cel mai bine ar fi să aveți o agendă sau un caiet în care să notați rapid un număr de telefon, o adresă de e-mail sau orice altceva. În felul acesta nu veți mai avea un teanc de hârtii împrăştiate şi, ulterior, veți găsi informaţiile mult mai ușor. Hârtiile importante merită aşezate în tăvițe, după niște criterii bine stabilite, de exemplu, în funcție de priorități sau în ordine alfabetică. Încercați să împărţiţi și obiectele pe categorii!
* Dotați-vă spațiul de lucru cu un coş de gunoi! Nici foarte mic, dar nici mare, coșul de gunoi fie este folosit excesiv, de cei care aruncă totul la coş, inclusiv hârtii de care constată imediat că aveau nevoie, fie deloc, de cei care nu aruncă nimic, păstrându-l mai degrabă pentru „decor”! Noi v-am sfătui să nu faceți parte din niciuna dintre cele două categorii!
* Nu schimbați funcția biroului dvs.! Biroul are o funcție bine definită – este spațiul dvs. de lucru, așa că nu trebuie folosit în alt scop. Spre exemplu, deși multe persoane au acest obicei, nu este recomandat să mâncați în timp ce lucrați. Pe lângă faptul că nu vă veți bucura în totalitate de gustul mâncării, firimiturile sau recipientele de mâncare goale nu sunt o priveliște prea plăcută. În plus, acest obicei contribuie la înmulțirea microbilor. Este de preferat să părăsiți spațiul biroului într-o binemeritată pauză, acesta fiind și un moment de detașare absolut necesar pe parcursul unei zile de lucru, fie ea și de acasă.
* Nu transformați coșul pentru hârtii într-un coș general de gunoi! Încercaţi să nu luaţi masa de prânz în biroul în care vă desfăşuraţi activitatea sau, dacă nu aveţi o alternativă, protejaţi suprafaţa biroului cu un şerveţel. Nu faceţi firimituri şi fiţi atenţi să nu vărsaţi băuturi (apă, ceai, cafea, suc)! Un birou curat va diminua foarte mult riscul de alergii, gripă şi alte boli. Pe cât posibil, nu aruncați niciodată resturile de mâncare în coșul de sub birou!
* Aerisiți spațiul de mai multe ori pe zi! De fiecare dată când simțiți că nu vă mai puteți concentra, amintiți-vă că este un bun prilej să deschideți fereastra. De calitatea aerului din cameră depind atât eficiența, cât și puterea de concentrare, de aceea este esențial să țineți cont de acest aspect. Dispozitivele electronice, aparatele de aer condiționat, vopselurile și lacurile folosite la zugrăvit și pe mobilier contribuie la poluarea aerului din interior. Dimineața și seara este absolut necesar să aerisiți biroul cel puțin 10 minute, iar pe parcursul zilei se recomandă deschiderea ferestrelor de cel puțin de două-trei ori.
* Nu cădeți în extreme! Odată ce ați început să deveniți productivi (datorită biroului bine organizat), încercați să nu cădeți în capcana obsesiei. Nu rezolvați absolut nimic dacă vă pierdeți timpul făcând curățenie în loc să lucrați. Încercați să diferențiați momentele când este neapărată nevoie să curățați biroul pentru că este prea aglomerat și dezordonat, de momentele când vă folosiți de acest lucru ca o scuză pentru a nu lucra.
* Mențineți curățenia! Un spațiu ordonat ne poate ajuta să ne relaxăm, să ne concentrăm mai bine și să fim mai constructivi. Chiar dacă unii ar putea susține că ei, aşa, în dezordinea lor, ştiu foarte bine unde se află fiecare lucru, un birou organizat și curat mărește capacitatea oricui de a se concentra, reducând stresul și făcându-ne să părem stăpâni pe situație și mai de încredere. Păstrarea biroului curat şi organizat ne permite să reducem nivelul de stres la minimum, să avem mintea limpede pentru sarcinile reale şi să fim mai chibzuiţi, fiind un aspect demn de luat în seamă pentru optimizarea şi/sau menținerea bunăstării noastre. Ne poate ajuta chiar să ne simţim mai fericiţi, mai relaxaţi, mai concentraţi și mai mulțumiţi de munca pe care o depunem. Munca într-un mediu neigienic, în mod regulat, poate duce la dezvoltarea unor boli de piele, respiratorii sau chiar și de altă natură, existând peste 500 de bacterii în astfel de spații. Păstrarea cu regularitate a curățeniei va reduce bacteriile de pe diferite suprafețe și va crește calitatea aerului din interior, ceea ce duce la un mediu sănătos.
* Nu fiți nervoși sau agitați atunci când vă apucați de lucru, și încercați să vă desfășurați activitatea în liniște deplină! După ce ați isprăvit activitatea de organizare, vă puteți aşeza liniştiți pe scaunul biroului şi puteți medita la energia pe care o revărsați şi o preluați din acest spaţiu, relativ mic, în care ați dat și veți mai da piept cu eşecurile, dar şi cu bucuriile.
Managementul timpului și eficientizarea muncii de acasă
* Faceți-vă un program de lucru – Dacă la un birou obișnuit exista un program de muncă între orele 9:00-17:00, faceți tot posibilul să respectați același timp de lucru și acasă. Stabilirea unui program de lucru constant vă va ajuta în timp să vă concentrați mai bine asupra a ceea ce faceți și să nu vă lăsați deturnat de alte sarcini care pot apărea ulterior. Atunci când stabiliți un program de lucru țineți cont de anumiți factori, cum ar fi disponibilitatea la solicitarea șefului, comunicarea cu ceilalți colegii și perioada din zi când sunteți cel mai productiv. De exemplu, dacă sunteți o persoană matinală, ar fi indicat să începeți în forţă dimineaţa devreme. Dacă nu, alegeți un program de lucru care să înceapă după prânz şi veți fi mai productivi spre seară, sau chiar noaptea. Toate aceste aspecte depind de mediul în care vă desfăşurați activitatea şi de responsabilităţile pe care le aveți.
* Respectați timpul de lucru stabilit – Odată ce ați stabilit pasul anterior, țineți-vă de acest program cât mai mult posibil, pentru a nu intercala sarcinile de la muncă cu cele de acasă. Nu extindeți programul de lucru față de cum ați stabilit inițial, cel puțin nu la început. Este important să funcționați atunci când spuneți că o veți face, la fel cum este important să vă acordați timp liber, atunci când v-ați propus acest lucru. Fiți responsabili cu timpul de care dispuneți, pentru că libertatea și flexibilitatea sunt, de departe, cele mai apreciate avantaje atunci când lucrați pe cont propriu de acasă.
* Stabiliți un flux de lucru – Probabil termenul de ”workflow” nu vă este deloc străin, mai ales că exact același lucru trebuie să faceți și când lucrați de acasă. Înainte de a începe să lucrați, asigurați-vă că știți exact care sunt prioritățile pentru ziua respectivă și în cât timp credeți că le veți termina. În general, este bine să luați în considerare și alte aspecte, precum sarcinile cu prioritate maximă, nivelul de energie și planificarea pauzelor și/sau a meselor.
* Creați-vă un spațiu de lucru numai al dvs. – Poate fi tentant să lucrați în pijamale, de pe canapea sau chiar din pat, dar acest lucru v-ar putea influența enorm nivelul productivității. Încercați să lucrați întotdeauna în aceeași cameră, birou sau un loc special din living, pentru a-i spune creierului dvs. că este timpul pentru muncă, nu pentru relaxare.
* Folosiți tool-uri (sau instrumente) de organizare – Pe internet există o mulțime de tool-uri care realmente vă pot ajuta în organizarea zilnică a sarcinilor – Google Docs (documentele pot fi updatate în timp real), Dropbox (hard disk virtual care vă permite să stocați fișiere, să le sincronizați pe computere diferite și să le share-uiți cu membrii echipei), Roboform (ideal pentru memorarea de parole), Producteev (software de management al task-urilor esențial pentru gestionarea echipelor și pentru gestionarea propriului flux de sarcini), Boomerang pentru Gmail (un tool care vă permite să transformați Gmail într-un sistem CRM – customer relationship management, vă anunță când cineva nu vă răspunde la e-mail după o anumită perioadă de timp și vă permite să programați orele la care să fie trimise e-mailurile, pentru ca acestea să ajungă la clienți exact la ora la care sunt disponibili pentru a le citi), Google Voice (sistem de mesagerie vocală care înregistrează mesajele ce vă sunt adresate și poate fi configurat să transcrie mesajele vocale și să le trimită către dvs. în format text prin e-mail), Evernote (care vă ajută să organizați notițele, să atașați imagini sugestive și să căutați după cuvinte-cheie), Trello (cu ajutorul căruia utilizatorii pot să îşi organizeze cât mai eficient timpul şi să administreze numeroase proiecte împreună cu colegii de echipă, toţi având acces la “organizator” şi putând face orice modificări doresc), sau Asana și Basecamp (pentru gestionarea sarcinilor legate de proiectele la care lucrați). Singura problemă este că şi aceste ”instrumente” funcţionează tot pe baza muncii dvs. Dacă ştiți că nu vă veți ţine de aceste tool-uri, nu pierdeți vremea instalându-le și/sau setându-le! Puteți merge, mai degrabă, pe simplul Excel, sau dacă sunteți o persoană mai conservatoare, dar eficace, nu renunțați la agendă şi pix.
Autor: Alina Andrei, RADOR
https://xtdeco.ro/blog/idei-pentru-amenajarea-biroului-de-acasa/
https://www.austral.ro/blog/5-sfaturi-de-curatenie-pentru-birouri-in-care-lucrezi-cu-drag
http://despresucces.ro/cum-poti-avea-un-birou-curat-si-organizat/
https://bunadimineata.ro/lifestyle/cum-sa-iti-organizezi-util-biroul/
https://www.austral.ro/blog/munca-de-acasa-10-sfaturi-pentru-a-lucra-remote-eficient-si-productiv
